Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten – § 8 GwG

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten – § 8 GwG

Die Auslegungs- und Anwendungshinweise 2018 der BaFin zum neuen Geldwäschegesetz wurden veröffentlicht.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten – § 8 GwG

Nach § 8 Abs. 1 GwG hat ein Verpflichteter folgende Angaben und Informationen aufzuzeichnen:

• die im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben und einge-holten Informationen über Vertragspartner, gegebenenfalls über die für die Vertragspartner auftretenden Personen und wirtschaftlich Berechtigten (einschließlich der getroffenen Maßnahmen zur Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten bei juristischen Personen im Sinne von § 3 Abs. 2 Satz 1 GwG), über Geschäftsbeziehungen und Transaktionen, insbesondere Transaktionsbelege, soweit sie für die Untersuchung von Transaktionen erforderlich sein können

Beachte: Die Aufzeichnungspflicht bezieht sich nur auf Angaben und Informationen, soweit sie im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhoben bzw. eingeholt worden sind. Hierzu zählen auch die von Dritten im Sinne von § 7 Abs. 1 GwG oder sonstigen Personen oder Unternehmen im Sinne von § 7 Abs. 5 GwG erhobenen bzw. eingeholten Angaben und Informationen.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten – § 8 GwG

• hinreichende Informationen über die Durchführung und über die Ergebnisse der Risikobewertung nach § 10 Abs. 2, § 14 Abs. 1 und § 15 Abs. 2 GwG und über die Angemessenheit der auf Grundlage dieser Ergebnisse ergriffenen Maßnahmen,
• die Ergebnisse der Untersuchung nach § 15 Abs. 5 Nummer 1 GwG und
• die Erwägungsgründe und eine nachvollziehbare Begründung des Bewertungser-gebnisses eines Sachverhalts hinsichtlich der Meldepflicht nach § 43 Abs. 1 GwG.

Sonderregelungen zu Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten – § 8 GwG

Sonderregelungen gelten nach § 8 Abs. 2 GwG in folgenden Fällen:

In den Fällen des § 12 Abs. 1 Satz 1 Nummer 1 GwG, d.h. bei normalem Risiko, sind zur Erfüllung der Pflicht nach § 8 Abs. 1 Satz 1 Nummer 1 Buchstabe a GwG vom Verpflichteten auch die Art, die Nummer und die Behörde, die ein von einer zu identifizierenden natürlichen Person zur Überprüfung ihrer Identität vorgelegtes Dokument ausgestellt hat, aufzuzeichnen.

In diesen Fällen sowie bei Vorlage von Unterlagen nach § 12 Abs. 2 GwG zur Überprüfung der Identität einer juristischen Person oder soweit Dokumente, die aufgrund einer Rechtsverordnung nach § 12 Abs. 3 GwG bestimmt sind, vorgelegt oder herangezogen werden, haben die Verpflichteten das Recht und die Pflicht, vollständige Kopien dieser Dokumente oder Unterlagen anzufertigen oder sie vollständig optisch digitalisiert zu er-fassen. Diese gelten als Aufzeichnung im Sinne von § 8 Abs. 2 Satz 1 GwG. Vollständig zu kopieren sind somit z.B. bei einem Personalausweis Vorder- und Rückseite und bei einem Reisepass die Integrierte Personaldaten-Karte.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten – § 8 GwG

Soweit in Bezug auf Bestandskunden entsprechende Kopien oder digitalisierte Erfassungen nicht vorliegen, brauchen diese – auch im Rahmen der Aktualisierungspflicht nach § 10 Abs. 1 Nr. 5 GwG i.V.m. § 10 Abs. 3 a.E. GwG – nicht nachgeholt zu werden.

Wird in den vorgenannten Fällen gemäß § 11 Abs. 3 Satz 1 GwG von einer erneuten Identifizierung abgesehen, so sind gleichwohl der Name des zu Identifizierenden und der Umstand, dass er bereits bei früherer Gelegenheit identifiziert worden ist, aufzuzeichnen.

Im Fall des § 12 Abs. 1 Satz 1 Nummer 2 GwG ist anstelle der Art, der Nummer und der das Dokument ausstellenden Behörde das dienste- und kartenspezifische Kennzeichen und die Tatsache, dass die Prüfung anhand eines elektronischen Identitätsnachweises erfolgt ist, aufzuzeichnen.

Bei der Überprüfung der Identität anhand einer qualifizierten Signatur nach § 12 Abs. 1 Satz 1 Nummer 3 GwG ist auch deren Validierung aufzuzeichnen.

Bei Einholung von Angaben und Informationen durch Einsichtnahme in elektronisch geführte Register oder Verzeichnisse gemäß § 12 Abs. 2 GwG gilt die Anfertigung eines Ausdrucks als Aufzeichnung der darin enthaltenen Angaben oder Informationen.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten – § 8 GwG

Die vorgenannten Aufzeichnungen können auch digital auf einem Datenträger gespeichert werden, sofern die Verpflichteten sicherstellen, dass die gespeicherten Daten

• mit den festgestellten Angaben und Informationen übereinstimmen,
• während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und
• jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden können.

Die Aufbewahrungsfrist für die in § 8 Abs. 1 bis 3 GwG genannten Aufzeichnungen und sonstige Belege beträgt fünf Jahre, wobei die Frist im Fall des § 10 Abs. 3 Satz 1 Nummer 1 GwG mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die Geschäftsbeziehung endet, und in allen anderen Fällen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Angabe festgestellt worden ist. Anschließend sind die Aufzeichnungen und sonstigen Belege unverzüglich zu vernichten, sofern in Bezug auf sie keine anderen gesetzlichen Bestimmungen über Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten eingreifen.

Soweit aufzubewahrende Unterlagen einer öffentlichen Stelle vorzulegen sind, haben die Verpflichteten der jeweiligen öffentlichen Stelle auf ihre Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen dieser Stelle haben sie auf ihre Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen (§ 147 Abs. 5 AO analog i.V.m. § 8 Abs. 5 GwG).

Nach § 8 Abs. 1 GwG sind neben den im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben und Informationen über den Vertragspartner, die für den Vertrags-partner ggf. auftretenden Personen und wirtschaftlich Berechtigten auch die erhobenen Angaben und Informationen über Geschäftsbeziehungen und Transaktionen aufzuzeichnen und aufzubewahren.

Zudem sind u.a. auch die Ergebnisse von vorzunehmenden Risikobewertungen, Unter-suchungen und die Erwägungsgründe und nachvollziehbare Begründung für die (Nicht-) Annahme eines zu meldenden Verdachtsfalls aufzuzeichnen und aufzubewahren.

Nach § 8 Abs. 2 Satz 2 GwG haben die Verpflichteten die Pflicht, vollständige Kopien der zur Überprüfung der eingeholten Angaben über den Vertragspartner, gegebenenfalls für ihn auftretende Personen und wirtschaftlich Berechtigten vorgelegten Dokumente oder Unterlagen anzufertigen. Schwärzungen müssen nicht vorgenommen werden.
Soweit § 10 Abs. 1 Nr. 5 GwG i. Verb. mit § 10 Abs. 3 a.E. GwG vorschreibt, dass die Verpflichteten im Rahmen der kontinuierlichen Überwachung sicherzustellen haben, dass die jeweiligen Dokumente, Daten oder Informationen risikoangemessen aktualisiert wer-den, ist bei Bestandskunden die nachträgliche Anfertigung einer Kopie nicht erforderlich.
Nach § 8 Abs. 4 GwG sind die Aufzeichnungen fünf Jahre aufzubewahren.

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